Erfolgsfaktoren für Projektmanagement in der Linie

Worauf gilt es bei Projekten in Linienorganisation zu achten? Gemäß PMBok ist der Einfluss von Organisationsstrukturen auf Projekte tabellarisch dargestellt. Aber was bedeutet das für den Projektalltag, um in der Linie oder schwachen Matrix als Projektleiter*In (PL) trotzdem erfolgreich zu sein. Je nach Projektphase sind mögliche Ansatzpunkte aufgeführt.

Analyse

Zu Beginn des Projektes ist es hilfreich mittels der Stakeholder Analyse sowohl treibende als auch blockierende Kräfte zu identifizieren. Und entsprechend deren Interesse, Macht oder Einfluss das Engagement zu managen.

Bereits zu diesem Zeitpunkt, sollte Risikomanagement betrieben werden. Und als erstes identifiziertes Risiko könnte die mangelnde Zusammenarbeit zwischen Organisationseinheiten eingetragen werden, z.B. dass gebuchte Ressourcen „weggelaufen", d.h. kurzfristig nicht verfügbar stehen.

Planung

Direkt im Anschluss, sollte sich die*der PL Verbündete suchen, die möglichst in der Lage sind Prioritäts-Entscheidungen zu treffen. Ideal ist es, wenn der Auftraggeber eine entsprechende Position in der Organisation begleitet. Somit könnte mit der Hilfe des Sponsors ein entsprechender Steuerungskreis (Lenkungsausschuss oder Review-Board) einberufen werden, um zeitnah notwendige Entscheidungen zu erbeizuführen.

Zudem gilt es einen besonderen Wert auf die Kommunikation zu legen: In der Linie ist es noch wichtiger, dass möglichst alle Beteiligten auf dem aktuellen Informationsstand sind und bleiben, d.h. regelmäßig synchronisiert werden.

Durchführung

Für die Durchführung ist einerseits die Disziplin bzgl. Dokumentation hervorzuheben. Wichtig für den Steuerungskreis ist ein aktueller Zwischenstand mit einfacher Sichtbarkeit eines gelben oder roten Status. Und zusätzlich Lösungsoptionen inkl. Empfehlung anbieten, damit die Entscheidungen auch getroffen werden. Zudem hat die Disziplin der Protokollführung zwei Vorteile, dann muss man es nicht mehr im Kopf haben und bei Nachfrage spart es viel Zeit (anstatt in vielen Mails suchen zu müssen).

Andererseits, um das Beispiel der Ressourcen nochmals aufzugreifen, ist es hilfreich, diese aktiv einzufordern. Bzw. verallgemeinert, sollte die*der PL die Erledigung der Aufgaben, Arbeitspakete, etc. höflich aber bestimmt einfordern. Wenn Termine verstrichen direkt eine Nachfrist setzen inkl. die Konsequenzen (z.B. gelber Status gleich Aufmerksamkeit im Steuerungskreis) nennen. Und wenn die zweite Frist verstrichen ist unverzüglich die entsprechende Information weitergeben. In der Linie hilft es häufig zum nächsten Vorgesetzen zu gehen (ohne Hierarchiestufen zu übergehen).

Hinweis